Ce qu’il faut garder en tête :
Le peopledoc coffre-fort assure un stockage sécurisé et un chiffrement de bout en bout des documents RH, garantissant une protection efficace contre tout accès non autorisé. Disponible sur plateformes compatibles telles que Windows et Mac, il offre une capacité importante adaptée aux besoins des salariés et des collaborateurs. La durée de conservation sécurisée peut atteindre 50 ans, garantissant la pérennité des archives numériques.
Comment accéder à un espace sécurisé dédié à vos documents professionnels et personnels sans risque de perte ou de piratage ? Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc répond à cet enjeu en proposant une solution avec une gestion RH sans papier fluide et une interface compatible avec de multiples appareils. Grâce à ses protocoles rigoureux et à l’authentification multi-facteur, la plateforme assure un accès personnel indépendant du contrat et simplifié. Vous pourrez ainsi profiter d’un accès fiable et pérenne à vos bulletins de paie, contrats de travail et autres documents essentiels.
Peopledoc coffre-fort : sécurité et archivage
Chiffrement et protection des données
Le peopledoc coffre-fort garantit un stockage sécurisé des documents RH grâce à un chiffrement de bout en bout. Cette technologie protège les fichiers aussi bien pendant leur transfert que lors de leur conservation sur les serveurs. Ainsi, chaque document est illisible pour toute personne non autorisée, même en cas d’intrusion technique.
Pour renforcer la protection, la plateforme propose l’authentification multi-facteur (2FA), qui oblige à fournir un code de validation en plus du mot de passe. Ce dispositif limite efficacement les risques d’accès frauduleux en exigeant un contrôle sur un second appareil, souvent le téléphone personnel.
Le contrôle des accès se fait également via une gestion granulaire des droits utilisateurs permettant de définir précisément qui peut consulter, modifier ou partager chaque fichier. Toutes les actions sont tracées dans un journal d’activité garantissant la transparence et la traçabilité nécessaires aux audits.
Conformité et normes (RGPD/ISO)
MyPeopleDoc répond aux exigences les plus strictes en matière de sécurité informatique et de respect des données personnelles. La solution est certifiée ISO 27001, NF Z42-020, NF Z42-025, conforme au RGPD, à la norme eIDAS et dispose de l’agrément SIAF pour l’archivage électronique.
Ces normes assurent la conservation des documents avec une valeur probante équivalente à celle des originaux papier. Les données sont hébergées en France dans des infrastructures sécurisées et régulièrement auditée pour vérifier la conformité des pratiques.
Le système de chiffrement associé à la double authentification et aux contrôles d’accès stricts construit un socle solide dans un environnement numérique protégé, ce qui fait du peopledoc coffre-fort un outil fiable pour la gestion RH dématérialisée.
Accès et gestion du compte sur peopledoc coffre-fort
L’accès au coffre-fort numérique se fait via un portail sécurisé accessible sur Windows, Mac, ainsi que sur smartphones et tablettes. L’activation débute après réception d’un e-mail d’invitation personnalisé envoyé par le service RH, contenant un lien à usage unique valable généralement 30 jours.
La procédure d’activation est simple : l’utilisateur choisit une adresse e-mail (de préférence personnelle pour conserver un accès à vie indépendant du contrat de travail), crée un mot de passe sécurisé, et valide son inscription. Cette étape garantit un accès personnel et pérenne, même après la fin du contrat avec l’employeur.
En cas de perte du mot de passe, il suffit d’utiliser la fonction « mot de passe oublié » sur la page de connexion. Un lien de réinitialisation est envoyé à l’adresse e-mail associée, assurant un rétablissement rapide et sécurisé de l’accès.
Lorsqu’une entreprise active le SSO (Single Sign-On), les utilisateurs peuvent se connecter automatiquement depuis leur intranet, simplifiant l’accès au coffre-fort sans saisir d’identifiants supplémentaires. Cette intégration améliore l’expérience utilisateur et renforce la sécurité.
Fonctionnalités clés du coffre-fort numérique
Le coffre-fort MyPeopleDoc offre un espace numérique sécurisé avec une capacité de stockage généreuse de 10 Go par utilisateur, idéale pour conserver tous les documents RH importants. Chaque fichier peut atteindre 250 Mo maximum, convenant largement aux scans et PDF courants.
L’interface permet d’organiser les documents à l’aide de mots-clés personnalisables qui facilitent la recherche rapide par type, date ou contenu. Ainsi, retrouver un bulletin de paie ou un contrat devient immédiat, même dans une grande bibliothèque.
Par ailleurs, la plateforme autorise le partage sécurisé de documents en générant des liens temporaires qui expirent automatiquement. Cette fonctionnalité pratique permet de transmettre des fichiers sensibles sans recourir aux pièces jointes classiques, limitant les risques de diffusion involontaire.
Une API ouverte favorise l’intégration fluide avec les SIRH et les systèmes de paie en automatisant l’import et le classement des fichiers, ce qui optimise la gestion RH sans papier et réduit les interventions manuelles.
Notre conseil. “Privilégiez toujours une adresse e-mail personnelle pour l’activation, cela garantit un accès continu à vos documents RH, même après un changement d’employeur.”
Archivage et durée de conservation des bulletins
Durée de conservation et valeur légale
Les documents RH stockés sur MyPeopleDoc bénéficient d’une conservation sécurisée pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, conformément à la législation française. Ce stockage longue durée est assuré par un partenariat avec Arkhineo, filiale de Docaposte, qui valide l’archivage électronique à valeur probante.
Cette valeur légale signifie que les bulletins de paie, contrats de travail et attestations conservés dans le coffre-fort ont la même validité qu’un original papier lors de démarches administratives, juridiques ou bancaires.
Processus d’archivage et conformité
MyPeopleDoc applique des processus stricts d’archivage conformes à la norme NF Z42-020 qui garantit l’intégrité et l’inaltérabilité des documents dans le temps. Chaque fichier est horodaté, indexé et conservé dans un environnement sécurisé et audité.
Les fonctionnalités incluent la classification automatique des documents, la recherche par mots-clés et la journalisation complète des accès. Cette traçabilité répond aux obligations réglementaires et facilite les audits internes ou externes liés à la gestion des ressources humaines.
Bénéficiaires et usages en RH
Le peopledoc coffre-fort s’adresse à l’ensemble des salariés, collaborateurs et gestionnaires RH d’une entreprise. Chaque utilisateur dispose d’un espace personnel indépendant, garantissant la confidentialité et un accès permanent à ses documents.
Pour les équipes RH, la plateforme simplifie la gestion documentaire en réduisant les tâches manuelles notamment grâce à l’automatisation des flux via des connecteurs API. La dématérialisation favorise une politique zéro papier qui diminue les coûts d’impression et d’archivage physique.
Les salariés peuvent consulter leurs bulletins de salaire, contrats, attestations ou certificats de travail à tout moment et depuis n’importe quel appareil. L’expérience ergonomique garantit une accessibilité optimale, y compris pour les personnes en situation de handicap.
En entreprise, MyPeopleDoc contribue à améliorer la transparence et la traçabilité des échanges documentaires tout en respectant la conformité réglementaire. L’archivage légal et sécurisé permet aussi d’assurer la pérennité des archives RH.
FAQ — peopledoc coffre-fort
Comment récupérer mes fiches de paie sur MyPeopleDoc ?
Pour récupérer vos fiches de paie sur MyPeopleDoc, connectez-vous à votre coffre-fort numérique via le portail sécurisé. Vous pouvez ensuite accéder, télécharger ou imprimer vos bulletins de salaire à tout moment sur Windows, Mac, smartphone ou tablette.
Comment fonctionne PeopleDoc ?
PeopleDoc fonctionne comme une plateforme sécurisée qui stocke vos documents RH avec un chiffrement avancé, un contrôle d’accès précis, et une interface accessible partout. Elle facilite la gestion des documents et garantit leur conformité légale et leur conservation à long terme.
Comment accéder à mon coffre-fort numérique ?
Vous pouvez accéder à votre coffre-fort numérique via un portail sécurisé en utilisant votre e-mail et mot de passe. L’activation se fait via un lien d’invitation envoyé par votre service RH. Avec le SSO, l’accès peut être simplifié directement depuis l’intranet de l’entreprise.
Comment récupérer son compte MyPeopleDoc ?
Pour récupérer votre compte MyPeopleDoc en cas de mot de passe oublié, utilisez la fonction « mot de passe oublié » sur la page de connexion. Un lien de réinitialisation vous sera envoyé par e-mail pour rétablir rapidement et en toute sécurité l’accès à votre coffre-fort.
Quelle est la durée de conservation des bulletins de paie dans le peopledoc coffre-fort ?
La durée de conservation des bulletins de paie dans le peopledoc coffre-fort est de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Cette conservation sécurisée répond aux exigences légales françaises et garantit la valeur probante des documents électroniques.
Comment le coffre-fort peopledoc assure-t-il la sécurité des documents RH ?
Le coffre-fort peopledoc assure la sécurité des documents RH grâce au chiffrement de bout en bout, une authentification multi-facteur, la gestion fine des droits d’accès et la journalisation des actions, garantissant la protection contre les accès non autorisés et les intrusions.
Olivier est agent immobilier depuis plus de 8 ans, spécialisé dans l’accompagnement des projets immobiliers sur la métropole dijonnaise. Il partage régulièrement ses analyses et conseils pour aider vendeurs, acquéreurs et investisseurs à prendre les meilleures décisions. Son expertise du terrain et sa connaissance approfondie des quartiers dijonnais font de lui un observateur privilégié des tendances immobilières locales.
