My People Doc : accédez facilement à votre coffre-fort numérique

La gestion des documents RH est souvent perçue comme un processus accessoire, pourtant elle requiert rigueur et conformité absolue. My People Doc facilite cette complexité en proposant une interface adaptée aux contraintes des PME, alliant coffre-fort numérique sécurisé et archivage conforme aux normes RGPD et ISO 27001. Grâce à cette solution, les responsables peuvent mieux contrôler la confidentialité et le suivi des dossiers tout en optimisant le temps consacré aux tâches administratives. L’usage de fonctions comme les étiquettes intelligentes améliore la structuration des documents, simplifiant enfin leur accès et partage.

My People Doc : activation et création du compte

Pour utiliser My People Doc, il faut commencer par activer votre compte, ce qui se fait uniquement via une invitation envoyée par votre employeur. Cette étape est indispensable, car le lien d’activation unique garantit la sécurisation de votre espace personnel. Vous pouvez également se connecter et gérer vos RH pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités liées à la gestion de vos ressources humaines.

Lors de la création, il est conseillé d’utiliser une adresse e-mail personnelle plutôt que professionnelle. En effet, cela assure la portabilité et l’accès à vos documents même après un changement d’employeur. Beaucoup ignorent que cette précaution est souvent négligée, ce qui peut entraîner la perte d’accès définitive aux documents RH importants.

Vous devez choisir un mot de passe robuste, incluant lettres, chiffres et caractères spéciaux. Certaines entreprises obligent aussi à saisir un code d’activation en plus du lien. Pour une sécurité renforcée, l’activation de la vérification à deux facteurs (2FA) est fortement recommandée.

Enfin, validez les conditions d’utilisation et votre compte est créé. Vous pouvez désormais vous connecter à tout moment sur le portail officiel ou via l’application mobile dédiée.

Accès au coffre-fort numérique : étape par étape

Connexion

Depuis www.mypeopledoc.com, cliquez sur le bouton Connexion. Entrez votre identifiant (adresse e-mail) et votre mot de passe.

En cas d’activation de la 2FA, un code unique vous sera envoyé par SMS ou e-mail pour valider l’accès.

Navigation et utilisation

Une fois connecté, vous pouvez consulter vos documents RH, classés automatiquement grâce à un système d’étiquettes intelligentes.

La plateforme dispose d’un moteur de recherche performant, vous permettant de retrouver un document parmi vos archives, souvent inférieures à 2 Go utilisées sur 10 Go disponibles, ce qui optimise la gestion du stockage.

L’espace est accessible sur tous vos appareils, tablette, smartphone et ordinateur, grâce au design responsive.

Sécurité et conformité : RGPD, ISO 27001 et horodatage

RGPD et certifications

My People Doc applique strictement le cadre légal du RGPD. Les données sont hébergées sur des serveurs en France, certifiés ISO 27001, garantissant la confidentialité et l’intégrité des informations. Il est essentiel de protéger vos données en toute sécurité pour préserver leur confidentialité.

Chaque traitement fait l’objet d’un registre précis avec les droits d’accès, rectification et suppression. L’archivage légal repose sur un partenariat avec Arkhineo, spécialiste de l’archivage à valeur probante, ce qui assure une conservation juridique optimale des documents pendant jusqu’à 50 ans.

Horodatage et signature électronique

Un point essentiel souvent méconnu est le scellement numérique qui s’appuie sur un procédé cryptographique. Ce mécanisme crée une empreinte immuable, horodatée, garantissant qu’aucune modification ultérieure n’est possible.

Les signatures électroniques s’appuient sur des certificats qualifiés fournis par des autorités reconnues. Cela permet d’attribuer une valeur probante légale équivalente à un document papier signé à la main.

Le mot de l’auteur
“La portabilité à vie de vos documents RH dépend en grande partie de l’adresse e-mail choisie à la création de votre compte MyPeopleDoc : privilégiez toujours votre e-mail personnel.”

Gestion des documents : stockage, étiquettes et partage

My People Doc offre une gestion documentaire simple et puissante. Vos fichiers sont stockés dans un coffre-fort numérique sécurisé avec un quota de 10 Go par utilisateur, largement suffisant vu que les documents RH sont souvent légers. Pour assurer la protection de ces fichiers, il est essentiel de privilégier une gestion sécurisée de vos documents.

Grâce à un système d’étiquettes personnalisées, vous pouvez classer vos documents par type, par année ou par projet, ce qui améliore la recherche et l’organisation.

• Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX, jusqu’à 250 Mo par document
• Archivage automatique avec conservation longue durée et suppression sécurisée
• Corbeille récupérable pendant 30 jours pour éviter les suppressions accidentelles

Le partage sécurisé permet d’envoyer un lien temporaire à des tiers (banques, organismes sociaux) sans risquer de mettre en danger la confidentialité de votre coffre-fort.

Dépannage courant et support technique

Les problèmes les plus fréquents concernent l’identifiant ou le mot de passe. Pour réinitialiser un code oublié, utilisez la fonction « Mot de passe oublié » accessible dès la page de connexion.

En cas d’échec, vérifiez que vous ne tentez pas de vous connecter avec un SSO non pris en charge par votre compte local.

En situation de blocage prolongé, contactez le support officiel avec les informations clés suivantes :

• URL utilisée et type d’accès (local ou SSO)
• Heure et message exact d’erreur
• Version du navigateur et extensions actives
• Type de réseau (Wi-Fi, 4G, VPN) et étapes déjà testées

L’équipe RH de votre entreprise est votre premier référent, car My People Doc fonctionne suivant un modèle B2B2C où elle est l’interlocuteur privilégié.

Intégrations, avantages et cas d’usage PME

Intégrations paie et SIRH

My People Doc est compatible avec les systèmes de paie comme PayFit, Nibelis et les SIRH tels que Lucca. Cette intégration fluidifie l’import automatique des bulletins et documents, limitant ainsi les erreurs manuelles.

En PME, ce connecteur réduit significativement le temps passé par les RH sur la distribution et le suivi des documents.

Coûts et retour sur investissement

Le coût mensuel est en moyenne d’environ 3 € par salarié, ce qui reste accessible même pour les structures de taille moyenne. En considérant la réduction des coûts d’impression, d’envoi postal et de traitement des requêtes, le ROI devient rapidement positif.

Le gain de temps est estimé à près de 80 % sur la gestion documentaire, libérant des ressources RH pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

FAQ — My People Doc

Comment créer un compte My People Doc ?

Pour créer un compte My People Doc, vous devez d’abord activer votre compte via une invitation envoyée par votre employeur. Lors de la création, utilisez de préférence une adresse e-mail personnelle pour garantir la portabilité de vos documents.

Comment accéder à My People Doc ?

Pour accéder à My People Doc, rendez-vous sur www.mypeopledoc.com, cliquez sur Connexion, puis entrez votre identifiant et mot de passe. Si la vérification à deux facteurs est activée, vous devrez saisir un code reçu par SMS ou e-mail.

Comment réinitialiser mon mot de passe My People Doc ?

Pour réinitialiser votre mot de passe My People Doc, utilisez la fonction « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Suivez les instructions envoyées par e-mail pour créer un nouveau mot de passe sécurisé.

Quels documents peuvent être stockés dans My People Doc ?

My People Doc accepte le stockage de documents RH au format PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX, jusqu’à 250 Mo par fichier, avec un quota total de 10 Go par utilisateur, permettant une gestion sécurisée et organisée de vos fichiers.

Quelles sont les mesures de sécurité mises en place par My People Doc ?

My People Doc respecte les règles RGPD, utilise des serveurs certifiés ISO 27001 en France, propose l’horodatage numérique et la signature électronique qualifiée, garantissant la confidentialité, intégrité et valeur légale des documents.

Comment My People Doc s’intègre-t-il aux systèmes de paie et SIRH ?

My People Doc s’intègre avec des systèmes tels que PayFit, Nibelis et Lucca, facilitant l’import automatique des bulletins de salaire et documents RH, ce qui réduit les erreurs manuelles et améliore l’efficacité des services RH.